Maandelijks archief: augustus 2013

De factor Tijd

Als projectaandrijver ben ik erg geïnteresseerd in het fenomeen ‘tijd’. Immers: ik wil projecten vooruit brengen, en het liefst snel. Dat is ook mijn meerwaarde. De tijd is ook een van de aspecten die de mensen-met-plannen het meest bezig houdt. Hoe lang gaat het (nog) duren? Wanneer kan ik bouwen? Wat duurt het toch lang voor die gemeente antwoordt…..

Toch zijn in werkend Nederland, en echt niet alleen bij de overheid, eigenaardigheden geslopen als het om tijd gaat. Eigenaardigheden die tijd kosten, en geld kosten. Ik zal er eens een aantal opnoemen.

1. Verspreid op Vakantie

Iedereen weet het, iedereen beaamt het, en toch denken we elk jaar weer dat het wel mee zal vallen. Nee hoor. Nederland is twee maanden op slot in juli en augustus. Zodra meer dan twee mensen elkaar nodig hebben om een project verder te brengen kun je het vergeten. De eerste is twee weken voor de bouwvak weg, de ander de hele bouwvak, de derde neemt de laatste twee weken van de schoolvakantie vrij. Sommigen gaan een maand, anderen pakken twee kortere periodes mee.

Begrijp me goed, dit is geen klaagzang (ik zou niet durven! Vakantie is ook aan mij goed besteed). Het is een constatering. Wel jammer dat die constatering ons allemaal nog altijd zo frustreert. Zullen we volgende zomer collectief en bewust de knip erop gooien begin juli, om hem er eind augustus weer vanaf te halen? Je verwachtingen aanpassen aan de werkelijkheid, zeg maar.

Tip: Accepteer dat er 2 maanden stilstand is in juli en augustus en hou daarmee rekening in de planning. Dan valt het misschien een keer mee in plaats van tegen.

2. De Volgende Vergadering

‘Oké, laten we de agenda’s trekken. Wanneer is de volgende afspraak? Over twee weken doen?’ Een herkenbaar einde van de vergadering. Afijn, dan staat daar dus die volgende afspraak. Wanneer denk je dat de deelnemers aan die vergadering dat overleg gaan voorbereiden? Beginnen ze er direct aan? Doen ze dit een week van tevoren? Of kijken ze de ochtend van het overleg in de agenda en nemen ze voorafgaand in een uurtje de stukken door? Het laatste is zó vaak het geval. Hoppa: twee weken tijd verloren!

Waarom kun je niet maandag vergaderen, en het volgend overleg donderdag plannen? Behalve als er een of ander onderzoek verricht moet worden heeft volgens mij niemand meer dan 2 uur nodig voor het voorbereiden van de meeste vergaderingen. Wat zou het toch fijn zijn als je in een week of drie de stappen kunt zetten waar je doorgaans 10 weken over doet. Natuurlijk heb je de concurrentie van al je andere werkzaamheden, en daarom ook buitelen de vergadermomenten allemaal over elkaar heen als een soort haasje-over, om overal maar voortgang in te houden maar uiteindelijk nergens voortgang in te hebben.

Tip: Pak bepaalde projecten of vraagstukken binnen projecten meer geconcentreerd aan, in tijd en daardoor ook in aandacht. Met een goede planning en goede communicatie, ook naar je andere projecten die dan wat later (geconcentreerd) aan de beurt zijn. Je zult alom tevredenheid zien.

3. Deadline Dooddoeners

Deadline Dooddoeners zijn bijvoorbeeld:

“Voor de zomervakantie”

“Begin volgend jaar”

“Voor het eind van het jaar”

“In het najaar”

“Over de feestdagen heen”

Ligt lekker in het gehoor, en lijkt controleerbaar. Maar alleen het eind van het jaar is echt hard te maken, dat is sinds jaar en dag 31 december. Maar voor de rest kun je tot drie maanden de tijd hebben om gelijk te krijgen. En zo niet, dan roepen we gewoon een nieuwe deadline.

Tip: Wees concreet.

 4. Eeuwig optimisme

Ik merk het zelf ook, als het me wordt gevraagd. ‘Wanneer kan het klaar zijn?’ Beducht voor teleurstellingen bij de initiatiefnemer leg je een overzienbare datum neer. Reëel, maar, zeg je erbij, dan moet wel alles vlot verlopen en er geen kink in de kabel komen. En natuurlijk komt die er. Dat is altíjd zo. Misschien al bij het maken van de eerste afspraak (zie 2.). Of door een uitgebreide vakantieperiode (zie 1.).

Ergens ligt een gevoelsmatige grens hoe lang een project mag duren. Optimisme (of is het populisme?) begrenst onze planning met moeite tot ongeveer anderhalf jaar. Zeker als de politiek erbij betrokken wordt moet het nog sneller kunnen. Nu zeggen dat je eind 2015 kunt gaan bouwen leidt tot teleurstelling en grote ergernis. Dat moet voorkomen worden. Dus moet het eind 2014 gaan lukken, daar gaan we voor. Als dan toch eind 2015 de eerste paal de grond in gaat, blijken tegenvallers opgevangen en gladgestreken te zijn, en heeft niemand het nog over dat eerste planningsgesprek. We worden graag voor de gek gehouden.

Tip: Bouw een concrete marge in voor tegenvallers, en communiceer daar open over. Komen ze niet, dan is dat alleen maar fijn. Komen ze wel, dan was je gewaarschuwd.

Ik wilde eigenlijk nog een vijfde onderwerp toevoegen, want dat ziet er mooier uit. Maar mijn observaties waren op, en eerlijk gezegd ontbrak mij de tijd om er veel langer over na te denken. Druk, druk, druk!

Social Media vind ik leuk

socialmediaKrijg je ze ook wel eens, vriendschapsverzoeken op Facebook van mensen die eerst verklaard tegenstander waren van alles wat met sociale media te maken had? Die elk gesprek hierover begonnen met ‘wat moet ik met die onzin? Ik hoef toch niet te weten wat iedereen aan het eten is?’ Nu zij erachter komen dat dat inderdaad ook echt niet hoeft als je het niet wilt, besluiten ze de sprong te wagen. Ik zeg: prima! Want mijn kijk op de zaak is dat sociale media mijn leven verrijkt hebben. Persoonlijk, maar ook zakelijk.

Ik ben van nature niet zo’n early adopter, ik kijk liever de technische ontwikkelingen nog even aan, maar voor mijn gevoel was ik hier toch vrij snel bij. Twitter, LinkedIn, Facebook: ik heb het al een tijdje. En hoe meer ik het gebruikte, hoe meer ik erachter kwam wat voor soort berichten bij welk medium passen. Want dat verschilt dus.

In het begin van mijn carrière in de social media liepen Facebook en Twitter nog gelijk op: berichten op de een verschenen ook op de ander. Dat kun je ook allemaal aanvinken en zo, super handig. LinkedIn er ook nog bij, waarom niet? Inmiddels heb ik al die vinkjes alweer een tijdje uit staan.

Want LinkedIn is anders dan Facebook, en Facebook is anders dan Twitter. Natuurlijk alleen al vanwege het beperkt aantal tekens dat je in een tweet kwijt kunt. Maar Facebook is in de loop der tijd ook een verlengstuk van mijn privédomein geworden, terwijl ik Twitter juist meer zakelijk gebruik. Via Facebook zet ik grappige (vind ik zelf dan) gedachten of mooie foto’s online, deel ik opmerkelijke zaken die ik om me heen zie en reageer ik op de belevenissen van anderen. Het heeft me al leuke ‘real time’ gesprekken en zelfs een avondje Kolonisten tot half vijf ’s nachts opgeleverd (lang verhaal, zal ik niet over uitwijden). Bang dat ik nog eens last krijg van al die informatie ben ik niet: ik bepaal zelf wat ik erop zet, en wat je daar ziet past blijkbaar bij mij. Deal with it, zou ik zeggen.

Twitter en LinkedIn

Twitter is gaandeweg voor mij geëvolueerd tot nieuwsbron en portaal naar allerlei interessante artikelen binnen en buiten het vakgebied. Twitter is daar ideaal voor. Een soort koppensnellen is het. Ik volg een aantal toonaangevende nieuwssites en vakbladen, die erg actief zijn om hun content ook online te zetten. Dat levert bij doorlinken vaak interessante leeskost op. Je wordt er wijzer van. Ook weet ik via Twitter razendsnel wat er leeft in Nederland.  Zelf plaats ik via Twitter eigenlijk vooral nog de link naar deze blog, en merk ik dat mijn muis zich steeds vaker naar de Retweet-knop begeeft. Opdat anderen er ook wijzer van worden. Of erom gaan lachen, want er zit echt heel veel humor en creativiteit op Twitter!

Wat nog ontbreekt hier is een beschouwing op LinkedIn. Daar ben ik nog niet helemaal over uit, anders gezegd: daar zou ik nog meer uit kunnen halen heb ik het idee. Maar op een of andere manier blijft LinkedIn toch nog beperkt tot een gigantische digitale Rolodex, een uitgebreide verzameling visitekaartjes. Misschien is het de vormgeving, zou kunnen, maar het beklijft nog niet echt bij mij. Een collega-ondernemer is razend enthousiast over de vele mogelijkheden van LinkedIn, maar hij heeft me nog niet kunnen vertellen hoe het daadwerkelijk tot zakendoen heeft geleid anders dan dat heel veel mensen aan heel veel andere mensen gelinkt zijn. Wie weet volgt er nog ooit een LinkedIn-successtory in deze blog, ik hou je op de hoogte.

Nu rest mij niets anders dan de link naar deze blog op Twitter en LinkedIn te plaatsen (niet op Facebook, dat moge inmiddels duidelijk zijn). Het zal niet schandalig veel retweets opleveren, maar ach: dat hoeft ook niet altijd. Laat ik als doel maar stellen dat de lezer zich nog weer wat positiever opstelt richting social media en zijn eigen kansen ziet en pakt om het leven te verrijken en te veraangenamen, zakelijk en/of privé. Ik zie, spreek, link, retweet of like je later!