Als projectaandrijver ben ik erg geïnteresseerd in het fenomeen ‘tijd’. Immers: ik wil projecten vooruit brengen, en het liefst snel. Dat is ook mijn meerwaarde. De tijd is ook een van de aspecten die de mensen-met-plannen het meest bezig houdt. Hoe lang gaat het (nog) duren? Wanneer kan ik bouwen? Wat duurt het toch lang voor die gemeente antwoordt…..
Toch zijn in werkend Nederland, en echt niet alleen bij de overheid, eigenaardigheden geslopen als het om tijd gaat. Eigenaardigheden die tijd kosten, en geld kosten. Ik zal er eens een aantal opnoemen.
1. Verspreid op Vakantie
Iedereen weet het, iedereen beaamt het, en toch denken we elk jaar weer dat het wel mee zal vallen. Nee hoor. Nederland is twee maanden op slot in juli en augustus. Zodra meer dan twee mensen elkaar nodig hebben om een project verder te brengen kun je het vergeten. De eerste is twee weken voor de bouwvak weg, de ander de hele bouwvak, de derde neemt de laatste twee weken van de schoolvakantie vrij. Sommigen gaan een maand, anderen pakken twee kortere periodes mee.
Begrijp me goed, dit is geen klaagzang (ik zou niet durven! Vakantie is ook aan mij goed besteed). Het is een constatering. Wel jammer dat die constatering ons allemaal nog altijd zo frustreert. Zullen we volgende zomer collectief en bewust de knip erop gooien begin juli, om hem er eind augustus weer vanaf te halen? Je verwachtingen aanpassen aan de werkelijkheid, zeg maar.
Tip: Accepteer dat er 2 maanden stilstand is in juli en augustus en hou daarmee rekening in de planning. Dan valt het misschien een keer mee in plaats van tegen.
2. De Volgende Vergadering
‘Oké, laten we de agenda’s trekken. Wanneer is de volgende afspraak? Over twee weken doen?’ Een herkenbaar einde van de vergadering. Afijn, dan staat daar dus die volgende afspraak. Wanneer denk je dat de deelnemers aan die vergadering dat overleg gaan voorbereiden? Beginnen ze er direct aan? Doen ze dit een week van tevoren? Of kijken ze de ochtend van het overleg in de agenda en nemen ze voorafgaand in een uurtje de stukken door? Het laatste is zó vaak het geval. Hoppa: twee weken tijd verloren!
Waarom kun je niet maandag vergaderen, en het volgend overleg donderdag plannen? Behalve als er een of ander onderzoek verricht moet worden heeft volgens mij niemand meer dan 2 uur nodig voor het voorbereiden van de meeste vergaderingen. Wat zou het toch fijn zijn als je in een week of drie de stappen kunt zetten waar je doorgaans 10 weken over doet. Natuurlijk heb je de concurrentie van al je andere werkzaamheden, en daarom ook buitelen de vergadermomenten allemaal over elkaar heen als een soort haasje-over, om overal maar voortgang in te houden maar uiteindelijk nergens voortgang in te hebben.
Tip: Pak bepaalde projecten of vraagstukken binnen projecten meer geconcentreerd aan, in tijd en daardoor ook in aandacht. Met een goede planning en goede communicatie, ook naar je andere projecten die dan wat later (geconcentreerd) aan de beurt zijn. Je zult alom tevredenheid zien.
3. Deadline Dooddoeners
Deadline Dooddoeners zijn bijvoorbeeld:
“Voor de zomervakantie”
“Begin volgend jaar”
“Voor het eind van het jaar”
“In het najaar”
“Over de feestdagen heen”
Ligt lekker in het gehoor, en lijkt controleerbaar. Maar alleen het eind van het jaar is echt hard te maken, dat is sinds jaar en dag 31 december. Maar voor de rest kun je tot drie maanden de tijd hebben om gelijk te krijgen. En zo niet, dan roepen we gewoon een nieuwe deadline.
Tip: Wees concreet.
4. Eeuwig optimisme
Ik merk het zelf ook, als het me wordt gevraagd. ‘Wanneer kan het klaar zijn?’ Beducht voor teleurstellingen bij de initiatiefnemer leg je een overzienbare datum neer. Reëel, maar, zeg je erbij, dan moet wel alles vlot verlopen en er geen kink in de kabel komen. En natuurlijk komt die er. Dat is altíjd zo. Misschien al bij het maken van de eerste afspraak (zie 2.). Of door een uitgebreide vakantieperiode (zie 1.).
Ergens ligt een gevoelsmatige grens hoe lang een project mag duren. Optimisme (of is het populisme?) begrenst onze planning met moeite tot ongeveer anderhalf jaar. Zeker als de politiek erbij betrokken wordt moet het nog sneller kunnen. Nu zeggen dat je eind 2015 kunt gaan bouwen leidt tot teleurstelling en grote ergernis. Dat moet voorkomen worden. Dus moet het eind 2014 gaan lukken, daar gaan we voor. Als dan toch eind 2015 de eerste paal de grond in gaat, blijken tegenvallers opgevangen en gladgestreken te zijn, en heeft niemand het nog over dat eerste planningsgesprek. We worden graag voor de gek gehouden.
Tip: Bouw een concrete marge in voor tegenvallers, en communiceer daar open over. Komen ze niet, dan is dat alleen maar fijn. Komen ze wel, dan was je gewaarschuwd.
Ik wilde eigenlijk nog een vijfde onderwerp toevoegen, want dat ziet er mooier uit. Maar mijn observaties waren op, en eerlijk gezegd ontbrak mij de tijd om er veel langer over na te denken. Druk, druk, druk!